電子帳簿保存法について、大容量・長期保存にはNASがおすすめ

2024年1月から、改正電子帳簿保存法が施行されます。電子帳簿保存法とは、帳簿などの書類を電子データで保存するというルールを定めた法律です。

これまでプリントアウトしていたデータをデジタルに移行するにあたり、保存先としてNASが注目されています。

この記事では、QNAPのNASによってできることや保存を確実にするための対策方法などについて紹介します。

まずは電子帳簿保存法について理解しておきましょう。

電子帳簿保存法とは、ビジネス取引の請求書や領収書、帳簿、決算書類など国税に関わる書類を電子化し、どのように保存するかなどの規定を設けた法律で、1998年から施行されています。

電子データはパソコンなどで作成した帳簿や決算書類などをそのまま保存する方法、紙で受け取った 請求書や領収書をスキャナで読み取って保存する方法、そしてメールやウェブサイトなどオンライン上で受け取った取引情報を保存する方法があります。

このうち改正電子帳簿保存法では、オンライン上で受け取った取引情報の電子保存が義務付けられました。パソコンで作成した帳簿データやスキャンしたデータの電子保存は、現段階では任意での対応となっています。

法改正は2022年1月より施行されていますが、2023年12月31日までは中小企業や個人事業主などへの準備対応として猶予期間が設けられていましたが、2024年1月からは所得税・法人税を申告するすべての企業・個人事業主に対して義務化されます。

対応しない場合は青色申告の承認取り消しなどの可能性もあります。

この法改正は改ざん防止と可視性が目的であり、削除や訂正の履歴があること、または削除や訂正ができないシステムを使用すること、日付や金額、取引先などがすぐに検索できるようにすることなど細かな要件が盛り込まれています。

電子データを含め書類の保存期間は確定申告書の提出日より7年間です。7年分の大量の取引データを保存しなければならないため、保存先とストレージを確保する必要があります。

帳簿などの電子データの保存先には、パソコンや外付けHDD、クラウドサーバーなどですが、NASに保存する方法もあります。

NASは「Network Attached Storage」を略したもので、ネットワーク（LAN）で接続できるHDDのことです。CDなどと異なり複数人がファイルにアクセス・共有できるデータの保管場所となります。

QNAPのNASは、ファイル管理機能が充実しており、電子帳簿保存法に定められたさまざまな要件を満たしています。ファイルの保存・同期、キーワード検索、ファイルの分類・整理の自動化などが活用できるでしょう。

ファイルの保存・同期

メールで送られてきた取引データをそれぞれの従業員がパソコンに保存してしまうと、データが分散されてしまい可視性を満たすことはできません。あらかじめ電子データの保存先をQNAP NASに指定しておくことで、データを素早く簡単にデータ移動・保存が行えます。

キーワード検索

またNAS上のファイルに自動的にインデックスを作成し、キーワードを入力するだけで素早い検索が行える機能もあります。インデックス機能から共有フォルダを除外すると、機密ファイルとして保護する、あるいは不要データとして利用を回避することも可能です。

ファイルの分類・整理の自動化

バラバラの電子データの分類、整理もできるので資材別、取引先別など設定すれば自動でファイルの保存を行います。スキャンなどの画像データもテキストを抽出し、分類・保存・検索できる便利な機能もあります。

電子データを長期保存するために重要なのがバックアップです。NASは大容量のデータ保存に適していますが、ハードディスクであるため経年劣化による故障、データ消失、自然災害などによる破損のリスクも考えられるからです。

また、ウイルスの感染などによってもデータが消失する可能性があるのでバックアップは必ず行いましょう。

バックアップ先は外付けHDD、もう1台のNAS、クラウドストレージなどがあげられます。HDDやNASに保存する方法は、社内に保管場所を選べるほか、初期費用だけで導入できるため運用コストを抑えられるのが魅力ですが、同じようにハードディスクでの保存となるため故障や災害の観点ではデメリットといえます。

そこでよく利用されるのが、クラウドストレージです。仮想空間にデータを保管するため盗難や災害などの心配はありません。ただし毎月の利用料金が発生するため、データ量が多くなるほどコストがかかります。

NASはネットワーク接続でデータを読み書きするため、セキュリティ対策にも配慮する必要があります。セキュリティ対策は各NASメーカーで独自のサービスを展開しているため、自社に合った適切なものを選ぶとよいでしょう。

電子帳簿保存法では、電子データを企業の担当者はもちろん税務職員も確認するため、検索機能は欠かせません。また要件として、データ作成ソフトのマニュアルなどを備え付けること、タイムスタンプなどデータの真実性を担保する措置なども求められています。

効率的なデータ保存のためにも、業務をシステム化できるNASを検討してみてはいかがでしょうか。

QNAPは台湾のネットワーク機器専業メーカーで、世界28カ国で展開するグローバル企業です。IT機器の専門商社で、QNAPの正規代理店でもあるテックウインドは、豊富なノウハウを基に的確なモデル・構成のご提案をいたします。

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