NASを利用した中小企業のワークフロー 改善と業務効率化の実現方法

ビジネスでIT化、DX化が進み多くのデジタルデータが生成・共有されるようになりました。大容量のデータをネットワーク上で記憶するNASは、近年中小企業を中心に注目されています。

本記事では、NASが中小企業に多く利用されている理由をはじめ、NASをワークフローの改善として活用する方法、その際の注意点などについて紹介します。

NASはファイルやデータを保存・共有するシステムとして中小企業を中心に多く利用されています。中小企業にとってどのようなメリットがあるのかみていきましょう。

NASは、専用の機器やソフトウェアを使って構築するファイルサーバーに比べ設定もシンプルで、専門知識を持った人材がいなくても購入後すぐに始められます。また、月額料金が必要なクラウドストレージサービスと異なり、NASは初期費用のみなのでコスト効率がよい点もあげられるでしょう。

NASはデータやファイルの増加に合わせて容量を追加したり、拡張ユニットを接続してストレージを拡張したりすることが可能です。今後のビジネスの成長に合わせて、増加するデータ容量にも柔軟に対応できます。

NASは増加するデータを一元管理できるほか、盗難対策として保存されたデータを自動的に暗号化する機能を搭載しているものが多くあります。また、アクセス制限をかけることでデータの盗難、消失のリスクを防ぐことが可能です。

今後増えていくファイルやデータに対し、大きなコストをかけることなく安全に保管・管理できるのが大きな魅力といえるでしょう。

NASは基本的にデータの保存・共有が主な用途ですが、近年は様々な機能が搭載され活用の幅が広がっています。

その一つがバックアップで、NASに保存されたファイルやデータを短いスパンで定期的に記録・保存するスナップショットという技術が搭載されています。これにより、特定のデータを間違えて消してしまう事態が起きても、消失前の状態に戻すことができます。

またクラウド連携機能を利用すれば、クラウドストレージなどにバックアップをとっておくことができるためデータのより安全な運営を実現します。

さらに、NASを既存データサーバーの予備ストレージ、またはNASを2台用意して一方を予備とすることでバックアップ運用すれば、NASに内蔵されたHDDの一部が故障しても停滞することなく稼働を続けることができます。

NASはハードディスクであり、経年劣化による故障や破損が想定されます。バックアップ対策は、情報を守るためにも必須といえるでしょう。

もう一つの活用方法は、テレワークを効率化する手段になることです。社内データをUSBメモリに保存して持ち運ぶと、盗難や紛失の可能性があり、添付ファイルとしてメールを送信するにしても、容量が大きいものを送るのは難しいのが現状です。

NASにはリモートでアクセスできる機能を備えているものも多く、VPN接続を設定しておくことで社外からNASに接続できる環境を構築することができます。またクラウド連携機能を設定することで、クラウドストレージを介してデータの読み書きを行うことも可能です。

ネットワーク接続の強みを活かすことで、データの取得にオフィスに行く手間がなくなり、テレワークでの業務効率をアップすることができます。

NASの中には、遠隔でのデータバックアップシステムを搭載している機種もあり、業種の特性や事業展開、自然災害などの理由で別拠点のバックアップデータを使用できるようになっています。

NASはファイルやデータを保存・共有するためのシステムですが、ただNASを使用すれば業務が効率化するわけではなく、全体の業務フローを見直す必要があり、その一つとしてNASが活用されることを認識しておきましょう。

まずは業務全体からいくつかの業務プロセスに分け、利用しているツールを洗い出します。業務で利用するツールは、IT関連だけでなく紙資料やマニュアル、ホワイトボードなど利用しているものすべてが対象になります。

そこから課題となる業務フローを割り出し、効率的に行える方法を検討します。たとえば、ホワイトボードに記載していた連絡事項をコミュニケーションツールに変更する、といったことが考えられます。

ここで重要なのは、課題と感じる部分だけを最適化するのではなく、全体の業務フローが円滑になるかを検討することです。

たとえば1～6まである業務プロセスがあるとして、3だけが効率的になるのではなく、互換性によって3～6までが簡略化される、スムーズに行われるといった結果に導くことが大切です。

特にNASをはじめITツールの導入はコストがかかります。導入後にどのようなメリットがあるかを見極め業務を効率化する工程を何度もシミュレーションしていきます。

NASは専門的な人材雇用や高額な導入費が不要で、HDDの構成によって拡張性、冗長性に優れており、ビジネスの拡大に対応できるという魅力があるため、中小企業には始めやすいITツールといえます。

大切な情報資産を守りながら、効果的に活用するためにもぜひNASの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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