NASでの共有ファイル・運用ルールを決めておこう

ファイルサーバーとしてNASを使っている職場も多いのではないでしょうか。共有するファイルやフォルダーにネットワーク上で複数人がアクセスでき、使い方によってはリモートまたは拠点の異なるオフィスからアクセスすることも可能です。

複数人でのファイル共有・保存ができる一方で、利用するスタッフの間でルールを決めておかないと、かえって生産性が低下する可能性もあります。

では、どのようなルールを設ければよいのでしょうか。本記事では、NASの共有ファイル。フォルダーを管理・運用するためのルールについて解説します。

NASは、社内で扱う様々なデータを保存・共有する場所ですが、ただアップロードしたり ダウンロードしたりするのではなく、使い方についてルールを設ける必要があります。

例えば、会社の資料室を考えてみましょう。コピーした書類は名前のついたファイルに閉じて、 年度別またはプロジェクト別などに分類して保管しています。必要に応じてとりだし、片付けるときは元のファイル、元の場所にしまうといったルールがあるはずです。

デジタルの中も同様で、分類する、片付けるなどのルールを設ける必要があります。次の点を意識して決めていきましょう。

適切なファイル管理

共有フォルダーを作りファイルを保存するとき、発注書や請求書の時期や取引企業もバラバラ、どのプロジェクトに使われたものかも分からない状態では保管していても必要な書類を見つけるのは困難です。

NASに保管されたフォルダーやファイルが整理整頓されていれば、見やすく探しやすい状態になります。どの人が見ても分かりやすい状態にしておけば、ほしいファイルがすぐ見つかり業務効率化につながります。

ストレージ容量の調整

資料室の棚と同じように、NASのストレージ容量も限りがあります。重複している不要なファイル、古いファイルなどをいつまでも保存しておくと容量を圧迫してしまいます。

明らかに必要のない書類を削除する、必要はないが長期間の保管が求められているものなどをアーカイブする、といったルールを設けて、定期的にフォルダーの整理をするようにしておきましょう。

NASは容量が圧迫されることにより読み取りなどの速度が遅くなることがあります。業務の生産性が低下する原因にもつながるため、できるだけストレージ容量の対策をとることが求められます。

セキュリティ対策

権限を設けて資料の閲覧や編集などできる範囲を設けてないと、第三者による不正アクセスや、ウイルスやマルウエアの侵入を許すことになりかねません。

また不要なファイルをいつまでも保存しておくと、類似する重要なファイルが混在して管理が難しくなり、流出する可能性も考えられます。運用ルールを設けておくことで整理整頓につながり、情報漏えいなどのリスクが低減されます。

では実際に、フォルダーやファイルを安全に保管するためどのようなルールを設けたらよいでしょうか。主に次のような点に注意しましょう。

フォルダーの階層を決める

フォルダーは一般的に大分類され、そこからさらに内容別に細かく分類されていきます。

例えば「全体共有」から「部署」「年度」「取引先」「プロジェクト内容」など枝分かれするようにファイルを作っていきます。その単位をどのように分けるか、アクセス権限者の間でルールを設けて保管するようにしましょう。

注意したいのが、階層が深くなりすぎないことです。1つのフォルダーに20も30もファイルが存在すると、必要なものを探すのに時間がかかります。一般的には3～4階層が理想とされています。

フォルダーの保管期限を設定する

社内で保存する書類の有効期限を決めておくと、ストレージ容量が調整できます。

プロジェクトに関連するファイルやフォルダーは1年、領収書など税務に関わるものはその法律に準拠する年数とするほか、使用されずに1年以上放置されたデータは削除する、アーカイブに分類するなどあらかじめ取り決めを行っておきましょう。

フォルダーの名称を決める

フォルダー名にもあらかじめ共通のルールを設けておきましょう。「番号（001、002など）」「ファイル名」「日付」としておくのが一般的です。

どれだけ整理されていても、ファイル名で認識できなければ探すのに手間がかかります。できるだけ分かりやすく、探しやすいように簡潔な名称にすることが大切です。

また古いファイルはアーカイブにする、修正・更新したファイルには日付をつける／つけないなどの取り決めをしておくとよいでしょう。

アクセス権限の設定をしておく

NASデータにアクセスするスタッフの制限を設けることも大切です。所属や役職によって閲覧のみ、編集可能など取り決めておかないと、改ざんや消失・流出などのリスクも考えられるため、階層構成の取り決めとともに決めておくことをおすすめします。

NASはハードディスクであることから、経年劣化や故障などによる破損、操作ミスなどによるデータ消失などのリスクが考えられるため、常にバックアップをとっておく必要があります。

バックアップ先、バックアップ方法、保存数、保存期限などを設けておきましょう。

保存できるデータ容量も無限ではないため、バックアップする必要のあるファイル、そうでないファイルを分け、アーカイブにする判断基準や期限なども必要です。バックアップのファイルも2～3世代まで、個別ファイルは1か月までなどマニュアル化しておきましょう。

NASのバックアップ先には、もう1台のNASや外付けHDD、クラウドストレージサービスなどがあります。クラウドストレージなどは仮想空間に保管できるためハードディスクの故障や災害などが発生してもデータを消失することはありませんが、運用コストがかかります。

事業に適したデータ管理を考えて、確実かつ安全にデータを保存しましょう。

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