【法人】QNAP NASでメールを管理する方法とは？QmailAgentを活用したNASでのメール管理ステップを解説

企業のビジネスにおいては、メールは一般的なツールです。

取引相手や社内メンバー宛に、資料データなどをメールに添付して送信することは、ごく日常的に行われています。

一方、相手にファイルを送信するために、わざわざNASからデータをパソコンにダウンロードしてから、メールソフトで添付をするのが煩雑であると感じたことがある人もいるかもしれません。

この記事では、NASから直接メールを送受信する方法と、その前提としてのメールの仕組みについて解説します。

企業が日々の業務を行ううえでは、内部・外部にデータを送信する場面が多くあります。

今日のデータ送信には、コミュニケーションツール・メッセージアプリやクラウドストレージが手軽に利用できます。

そのため、従来ほどメールにファイルを添付する方法の重要性は高くないと感じる場合もあるでしょう。

しかし、セキュリティポリシー上、自社運営ではないクラウドストレージやメッセージアプリにファイルをアップロードできない場合もあります。

官公庁やセンシティブな個人情報を扱う企業では、その傾向が顕著です。

メッセージアプリやクラウドストレージが使用できない場合は、メールを利用してデータを受け渡しする必要性が生じるでしょう。

身近にメールという存在があるため、あえて考えることはありませんが、そもそもメールの送受信はどのような仕組みで行われているのでしょうか。

メールは、メールソフトで送受信をするのではなく、実はその背後にあるメールサーバー同士の通信によって送受信が行われているのです。

メールサーバーとは、メールの送受信を行うサーバーのことを指します。

メールソフトを使ったことがあれば、メールを受信する際に、相手から送られてきたメールが一度サーバーに蓄積され、そのメールをメールソフトがダウンロードしてくる、という動作を見たことがあるかもしれません。

メールが届くというのは、相手（送信者）が自分のパソコンやメールソフトに直接メールを送っているのではなく、自分のメールサーバー宛にメールを送信しています。

そして、パソコンからメールが見えるのは、メールサーバーにパソコンでアクセスして、メールサーバー上に保存されているメールを閲覧しているためです。

また、メール送信の際にも、メールサーバーが使われます。

メール送信の際は、メールソフトで作成したメールが、メールサーバーから相手のメールサーバーへ送信されます。

メールサーバーはメールの受信・送信の両方を行いますが、メールの送受信にはさらに行程ごとに異なるサーバーが機能しています。

各機能ごとのサーバーは以下のとおりです。

・相手のメールサーバーにメールを送信するSMTPサーバー
・相手の宛先を調べるDNSサーバー
・受信メールを受け取るPOPサーバー
・メールサーバー上のメールを読み込むIMAPサーバー

それぞれ具体的に見ていきましょう。

SMTPサーバーは、作成したメールを相手のメールサーバーへ送信する役割を持つサーバーです。

メールソフトで作成したメールの「送信」の操作を行うと、メールソフトがSMTPサーバーにアクセスし、メール送信指示を行います。

SMTPサーバーは、メール送信指示を受けて相手のメールアドレスをDNSサーバーに問い合わせ、相手の送信先のIPアドレスを特定します。

そして、SMTPサーバーが相手先のSMTPサーバー宛にメールを送信するという流れです。

DNSサーバーは、メール送信の際に使われるサーバーです。

DNSとはDomain Name Systemの略であり、インターネット上でのホスト名・メールアドレスに使われるドメイン名と、IPアドレスを対応させる役割を指します。

DNSサーバーはこのDNSの仕組みを提供するサーバーであり、メール送信の際に、宛先メールアドレスから相手のメールサーバーを特定します。

POPサーバーは、メールサーバー内のSMTPサーバーでメールを受信した後に、受信メールを受取、メールアドレスごとに振り分ける役割を持ちます。

企業などではイメージしやすいですが、同じドメインのメールアドレスで、各担当者や各担当部門ごとにメールアドレスを保有している場合が多いでしょう。

SMTPサーバーに送られたメールは同じメールサーバー内で受信しますが、それぞれのメールアドレスごとの受信ボックスにメールを振り分ける作業が必要です。

POPサーバーに保存された受信メールは、メールソフト上で「受信」の操作が行われると、振り分け済みのメールボックスで受信ができるようになります。

IMAPサーバーは、POPサーバーと同様に受信メールを扱うサーバーです。

POPサーバーは、受信者の端末にメールをダウンロードして閲覧します。

一方IMAPサーバーは、メールサーバー上にあるメールをインターネットを通じて閲覧するという方法である点に違いがあります。

メールの送受信は上記のような仕組みで行われており、パソコンやスマートフォン、タブレットなどでメールを閲覧する際には、サーバー上のメールをダウンロードして見ている、ということがわかります。

つまり、メールサーバーにアクセスしてメッセージをダウンロードする、メールサーバーにメールの送信指示する機能があれば、パソコンやスマートフォンでなくとも、メールを使うことはできるのです。

業務上のデータをNASで管理している企業にとっては、NASからデータを一度パソコンにダウンロードして、パソコンのメールソフトにそれを添付して送信する、という手順を思い浮かべるかもしれません。

しかし、NAS自体にメール管理機能を持つソフトウェアを導入すれば、NAS自体でメールを送受信できます。

主要なNASメーカーでは、NASでメールを活用するための機能群をパッケージとして展開している例もあります。

たとえばSynologyの「Synology Mail Server」や、QNAPの「QmailAgent」などが代表的です。

ここからは、QNAP NASでのメール利用方法を解説します。QNAP NASでメールを利用するには、QTSのApp Centerからインストールする「QmailAgent」を利用します。

QmailAgentを起動すると、電子メールアカウント追加の画面が起動します。

初めて利用する場合は「アカウントの作成」をクリックします。

次に、電子メールプロバイダーの選択画面が表示されます。

OutlookやGmailなどの主要なWebメールサービスの他、自社でドメインを管理しているメールアカウントの場合は「IMAP」を利用してメールサーバーを設定できます。

IMAPを利用するメールサーバー設定は、通常のメールソフト同様の設定項目が表示されるため、IMAPサーバーやSMTPサーバーを入力します。

なお、この画面から設定する場合は、IMAPサーバーやSMTPサーバーを別途立ち上げておく必要があります。

Webメールサービスを使用する場合はさらに設定項目が少なく、基本的にはGoogleやOutlookのログインと最低限の設定項目だけで構築は完了します。

設定が完了すると、パソコンのメールソフトと同じようにメールが管理できます。

また、QmailAgentでは、メールのバックアップ機能も利用できます。

QmailAgent Premiumライセンスを購入することで、電子メールアカウントを手軽にバックアップできます。

ここまで解説してきたように、QNAP NAS上でメール管理を行うにはQmailAgentの活用が手軽かつ効率的な方法です。

この記事では、メールの送受信がNASからも可能であること、その前提として、メールの基本的な仕組みやメールソフト・サーバーの位置づけについて解説しました。

NASから直接メールが送受信できれば、NASに保存しているファイルの送信や、受信ファイルをNASに直接保存できるなど、業務を効率化できる部分も多いでしょう。

この記事を参考にして、QNAP NASにメール環境を構築してみてください。

QNAPは台湾のネットワーク機器専業メーカーで、世界28カ国で展開するグローバル企業です。IT機器の専門商社で、QNAPの正規代理店でもあるテックウインドは、豊富なノウハウを基に的確なモデル・構成のご提案をいたします。

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