ユーザーアカウントや権限を適切に、NASのトラブルを防止しよう

NASは社内ネットワークに接続して自社運用できるのが特徴ですが、企業では個人情報や機密情報など大切なデータを扱うことが多いためファイル管理が重要です。

NASの管理者とNASを利用するユーザーを明確に分けておかないと、データの流出・消失などのトラブルに発展してしまうことも考えられます。

この記事では、ユーザーアカウントとアクセス権の違い、ユーザーアカウントを設定するにあたって注意しておきたいポイントを説明していきます。

NASのユーザーアカウントとは、NASを利用する人のうち誰が使っているかを識別するために必要な情報です。一般的にはユーザー名やパスワードなどが設定され、ログインすることで共有するファイルを読み込んだり編集したりできます。

ユーザーアカウントは「管理者」と「一般ユーザー」に分けられます。管理者はadmin、administratorとも呼ばれ、全てのファイルにアクセスでき、機能やユーザーの設定などNASを運用する権限を持つ人です。

それに対し一般ユーザーは、許可されたファイルの閲覧や編集など利用できる範囲が限定されています。

従業員数やデータ量が増えてくると、どのファイルを誰が扱うか、NASをどのように利用するかなど管理が必要になるため、NASを運用する人と利用する人を切り分けることが重要です。

アクセス権とはNAS上でファイルを閲覧・編集する、またはプログラムを構築する、データ内容を変更する、削除するなどの資格を指します。

従業員が円滑にデータを活用するためには、部署や役割ごとにアクセス権を設定しておくことが大切です。

アカウントファイルに一人ひとりが「アクセスできる／できない」、「閲覧できる／できない」、「編集できる／できない」と細かく設定していきます。所属するべきではないほかのユーザー、または権限を許可していないグループがないか確認してください。

権限のないユーザーが不正に、または興味本位でアクセスしてしまうことを防ぐためです。

また、アプリのアクセス権にも注意しましょう。多くのNASは、ファイルの操作、動画や写真の管理などスペックに応じてさまざまなアプリがインストールできるようになっています。

それぞれのユーザーが、必要に応じてどのような機能を活用できるかを振り分けておかないと、外出先から持ち出せないファイルが閲覧できてしまう、バックアップの設定が変更されてしまうなど予期せぬトラブルの原因となります。

適切な権限設定を行わずに誰でもファイルの編集や削除、設定ができる状態にしておくと、たとえ悪意がなくとも誤操作によるデータの改ざんや流出、ファイル破損のリスクも高まります。

業務の停滞や収益に影響が出るだけでなく、トラブルが発生すれば社会的な責任を負う事態にもなりかねません。

アクセス権の設定は個別に対応しなければならないため手間はかかりますが、企業の大切なデータを守るために必要です。

アカウントを設定する際は、いくつか注意したいことがあります。

NASを利用する一般ユーザーの中には異動になった、退職したなどの理由によりアカウントを必要としなくなった人もいます。不要なアカウントは無効化し、異動後に異なる目的でNASを利用する場合は新たにアカウントをつくりましょう。

管理者が変更になった場合は、速やかに再設定します。この場合は、デフォルトのadminアカウントを削除する前に、オペレーティングシステムで新しい管理者のアカウントを作成してから無効にしてください。前担当者を先に削除してしまうと、NASの管理そのものができなくなってしまいます。

「administrators」としてグループで管理している場合は、正しいユーザーが登録されているか定期的にチェックを行ってください。

また、ユーザーによっては単純なパスワードにしている場合もあるので、あらかじめ複雑なものにするようにルールを決めておくのもよいでしょう。

パスワードの設定は基本的にアカウントを持つユーザーの任意で行われますが、テレワークや外出先でのファイル共有を行うケースもあるため、できるだけ複雑なパスワードにしておくことが大切です。

特にテスト用のアカウントとしてユーザーに提供したものはABCD、0001など単純な文字列になっていることが多く、簡単に覚えられるパスワードをそのまま利用していると第三者に進入されやすくなります。

管理側で社内ガイダンスをつくっておくなどして、データ保護を遵守しやすい体制づくりを行いましょう。

近年はテレワークなども一般的になりつつあり、NASもリモート対応ができるようになった反面、データの流出、消失などのリスクも高くなっています。そのため、ユーザーアカウントやアクセス権限の適切な管理は重要です。

管理は必要最低限のユーザーに割り当て、トラブルが発生した際には迅速に対応できるようにしておきましょう。

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